지난 호에 이어 스트라타에서 1년에 한번 반드시 개최되는 연차총회 (Annual General Meeting. AGM) 에 대해서 알아보겠습니다.
각 안건의 의결을 위해서는 총회 참석자의 과반수 이상 찬성 원칙을 따릅니다. 이를 보통의결 (Ordinary Resolution) 이라고 하고, 보통의결을 위해서는 전체 참석자의 50% 이상의 찬성이 필요합니다.
한편 전체 참석자의 75% 이상의 찬성이 필요한 안건도 있습니다. 이를 특별의결 (Special Resolution) 이라고 하는데, 예를 들면, 관리규약 (By-laws) 의 추가/삭제/변경, 공용부분 (Common Property) 에 대한 증축/철거/변경 등의 안건에 특별의결 원칙을 적용합니다.
만장일치의결 (Unanimous Resolution) 이 필요한 경우도 있습니다. 전체 Owners Corporation 의 이해관계에 지대한 영향을 주는 안건들로서, 현행법 상의 대표적인 예로는 공용부분 (Common Property) 판매하고자 할 때와 같은 안건에 적용됩니다.
총회를 마치고 나면, 스트라타 매니저는 수일 이내에 총회 회의록 (Minutes of General Meeting) 을 작성하여 유닛소유주 (Lot Owner) 들에게 배포하게 됩니다.
이때 유닛소유주들은 회의록의 내용이 총회에서 의결된 내용과 부합되게 기재되었는지, 수정해야 할 소소한 내용이 있는 지 등을 확인하는 것이 바람직합니다. 수정할 내용을 발견하였을 경우에는 즉시 Strata Manager 에게 연락하거나 또는 그 다음 해의 총회에 참석, 수정할 내용을 알리고 해당 회의록을 수정해 달라 요청해야 합니다. Strata Manager 는 수정 내용을 회의록에 기록하게 됩니다
연차총회 (AGM) 에서는 내 유닛과 내 유닛이 속한 건물의 유지에 직결되는 결정이 이루어집니다. 그 결정은 모두 총회에 참석한 유닛소유주 (Lot Owner) 들에 의해 이루어지므로 총회에 꼭 참석할 것을 적극 권합니다.
연차총회 (AGM) 에서는 여러분의 스트라타 관리회사가 스트라타관리비 (Strata Levy) 를 적절하게 사용하였는 지 여부 등 재무적인 부분에 대한 질문과 답변도 이루어지고, Strata Manager 가 제시하는 차년도 스트라타관리비 징수 예산에 대한 적절성 여부도 논의하고 수정하면서, 유닛소유주 (Lot Owner) 들의 투표를 통해 각각의 안건을 의결 / 부결 / 수정 후 의결을 하게 됩니다. 특별한 경우가 아니면, 대부분의 안건은 전체 참석자의 50% 이상의 동의를 거쳐 안건이 의결됩니다.
모든 의결이 이루어지고 총회 회의록이 발송된 후 의결된 내용에 따라 업무를 진행하는 중, 유닛소유주 (Lot Owner) 들로부터 연락을 받는 경우가 많습니다. 대부분은 ‘나는 AGM에 참석을 하지 않았기 때문에 몰랐고, 의결사항에 동의하지 않는다’ 라는 반응을 보이는 Lot Owner 가 많습니다. 특히, 스트라타관리비 (Strata Levy) 가 상승했을 경우에 그런 반응을 많이 보게됩니다.
Lot Owner 로서 AGM에 참석하여 자신의 한표를 행사하는 것은, 소유주협의체인 Owners Corporation 멤버로서의 권한이기도 하지만, 어찌보면 의무이기도 합니다. 따라서 가능하면 총회에는 꼭 참석하여 자신의 의견을 피력하거나 또는 내가 참석하지 않을 경우에는 최종 의결 사항을 준수하는 것이 적절하다 할 수 있겠습니다.
이제 연차총회에 상정되는 일반적인 안건 (Motion) 을 구체적으로 알아보겠습니다. 스트라타 관리회사마다 상정방식이 약간씩 다르기는 하지만, 대부분의 AGM의 안건은 다음과 같습니다.
Motion. the Minutes of the last General Meeting be confirmed : 앞전에 개최하였던 총회의 회의록 내용이 당시 의결된 사항과 다르지 않으면 이를 채택한다는 안건입니다. 만일 잘못 기재되어 있거나 다른 경우, 해당 내용을 총회석상에서 확인해주면 됩니다.
Motion. the Financial Statement for the period be adopted : 총회를 개최하고 있는 시점은 전 회계년도가 지난 시점입니다. 이 안건은 전 회계년도 재무재표 및 손익계산서가 정확하므로 이를 채택한다는 안건으로서, 다르다고 생각되거나 문의가 있을 경우에는 질문을 해서 답변을 듣는 것이 중요합니다.
Motion. an Auditor be appointed to audit the Financial Statement of accounts of the Owners Corporation : 당 회계년도의 재무재표 및 손익계산서에 대한 회계감사를 한다는 안건입니다. 안건대로 의결되는 경우, 당 회계년도가 끝나자마자 곧바로 외부 회계감사 회사에 감사의뢰를 하게 됩니다. 보통 스트라타 회계감사는 그 비용이 크지 않기 때문에 이 안건을 채택하는 경우가 많습니다.
Motion. insurance taken by the Owners Corporation be confirmed : 현재 가입되어 있는 스트라타 보험을 채택한다는 안건으로서, 보험에 대해 궁금한 것이 있으면 이때 질문하면 됩니다.
Motion. the proposed Budget, as presented, be adopted. 스트라타 매니저가 상정한 스트라타 예산을 채택한다는 안건으로서, 이 예산은 곧바로 Lot Owner의 스트라타 관리비 (Strata Levy) 금액에 적용됩니다. 따라서 자신의 Levy 금액을 낮추고 싶으면, 이때 자신의 의견을 피력하는 것이 중요합니다. 다만, 여타 참석자의 동의를 얻기 위해서는 적절한 이유와 논리가 있으면 좋을 것입니다. 스트라타법에 의하면 자금에 결손이 생기면 3개월 이내에 해당 결손을 채워 넣도록 되어 있습니다. 따라서 Strata Levy 를 너무 적게 부과한 결과로 회계년도 중간에 결손이 발생하면, 곧바로 임시총회 (Extraordinary General Meeting) 를 소집해야 하는 경우가 생깁니다
다음 호에 계속하겠습니다.
스트라타 매니저 (Licenced Strata Manager) 로서, Cambridge Management Services (CMS) 에서 NSW Branch Manager 를 지냈으며, 현재BCS Strata Management (BCS) 의 Chatswood 지사에서 근무 중이다. 본 컬럼의 내용은 스타라타법 (Strata Schemes Management Act), 공동체토지법 (Community Land Management Act), 규정 (Regulations) 및 기타 관련법, 그리고 필자 개인의 업무 경험에 토대로 두고 있으며, 개인별 상담이 아닌 보편적 내용을 담고 있으므로 어떤 법적 책임도 지지 않습니다.