이번 호에서는 스트라타에서 1년에 한번 반드시 개최되는 연차총회(Annual General Meeting. AGM)에 대해서 알아 보겠습니다. 이 주제로는 앞으로 3회에 걸쳐 다루고자 합니다.
소유주협의체인 Owners Corporation 은 스트라타관리법(Strata Schemes Management Act)에 의거, 1년에 한번 반드시 연차총회(Annual General Meeting. AGM)를 개최해야 합니다. 연차총회에 대한 공지서(Notice of Annual General Meeting)는 총회 개최일 7일 이전까지 유닛소유주(Lot Owner)에게 전달되어야 합니다. 이는 Lot Owner 가 총회 안건을 충분히 검토할 수 있는 시간을 주기 위함입니다.
필요에 따라 별도로 개최되는 임시총회(Extraordinary General Meeting. EGM)와 더불어, Annual General Meeting 에서 상정된 안건을 의결하려면 반드시 의결정족수 (Quorum) 가 충족되어야 하는데, EGM 과 AGM 의 Quorum 은 공히 총 투표권자의 25% 이상이 참석했을 경우입니다.
총회 개최 시 Quorum 이 충족되지 않은 경우, 즉, 총회 출석률이 총 투표권자의 25% 이하일 경우에는 해당 총회는 개최될 수 없습니다.
다만, 해당 총회는 스트라타관리법에 의거 7일 이내에 다시 소집되어야 합니다. 이렇게 재 소집된 총회 (Reconvened General Meeting) 에서는 의결정족수 (Quorum) 가 필요 없으며, 재 소집된 총회에 참석한 Lot Owner 들에 의해 의결을 하게 됩니다. 그러나 Reconvened General Meeting 에서도 참석자가 전혀 없는 경우에는 당초 제출된 안건대로 자동으로 의결됩니다.
EGM 과 AGM 에서의 투표권자는, 첫째. 유닛소유주 (Lot Owner), 둘째. 법인소유주의 지명인 (Company Nominee), 세째. 투표대리인 (Proxy Holder), 네째. 일순위 저당권자 (Mortgagee) 를 들 수 있습니다.
투표권자가 자신의 한표를 행사하려면, 총회 공지서 (Notice of General Meeting) 발송일 기준, 스트라타관리비 (Strata Levy) 가 체불되지 않은 상태이어야 합니다. Strata Levy 가 체불된 경우에는 총회에 참석은 가능하지만, 투표권은 행사할 수 없습니다.
대리인투표 (Proxy Vote) 를 하기 위해서는 대리인양식 (Proxy Form) 에 내용을 정확히 기입한 후, 투표대리인 (Proxy Holder) 에게 전달하여 총회에 참석하게 하거나, 스트라타 매니저에게 우편/팩스/이메일로 전달하면 됩니다. 투표대리인으로서 본인 대신 참석해 줄 사람이 없는 경우에는, 투표대리인을 ‘Chairperson’ 또는 ‘Chairman’ 으로 기입하면 됩니다. 이때의 Chairperson 은 해당 총회의 의장을 의미하는 것으로서, 대부분 Strata Manager 가 총회의 의장을 맡게 하므로 이는 곧 Strata Manager 에게 투표대리권을 준 것과 동일합니다.
Proxy Form 은 총회 공고서 (Notice of General Meeting) 에 포함되어 있으므로, 해당 양식에 기입한 후 위와 같은 방식으로 보내면 되는데, 반드시 양식의 기입 방식에 의거하여 기입해야만 효력이 발생합니다.
또한 그 효력을 인정받으려면, 총회의 개최 이전이나 총회 중 (At or Before the Meeting) 에 입주자대표회의의 총무 (Secretary of the Executive Committee) 또는 Strata Manager 에게 전달 되어야 합니다.
그러나 100 세대 이상의 대규모 단지의 경우 (Large Strata Scheme with more than 100 lots) 에는, 총회 개최시간을 기준으로 24시간 이전까지 전달되어야만 효력이 발생합니다.
Annual General Meeting 에서는 매년 반드시 의결되어야 하는 안건 (Motion) 이 있으며, 그 이외에도 유닛소유주 (Lot Owner) 는 입주자대표회의인 Executive Committee 에게 요청하여 별도의 안건을 상정할 수 있습니다. EC 에게 안건 상정에 대한 의견을 전달하려면 담당 스트라타 매니저에게 연락하면 됩니다.
때로는 Lot Owner 들과 Executive Committee 간에 상이한 이해관계가 있을 수 있습니다. 이 경우, Executive Committee 는 Lot Owner 의 안건 상정 제안을 받아 들이지 않는 경우가 발생하게 됩니다. 예를 들면, 스트라타 관리회사를 변경하자 또는 현재의 회사로 그대로 가자 등, 이렇게 의견이 다른 경우를 들 수 있습니다.
이때는 전체 Lot Owner 의 25% 이상이 안건상정 공식요청서 (Requisition for Motion to be Considered) 에 서명한 후, 스트라타 매니저에게 전달하면 됩니다. 스트라타 매니저는 해당 서류를 접수하는 즉시, Executive Committee 의 의사와는 무관하게 정식 총회 (임시총회 혹은 연차총회. Extraordinary General Meeting / Annual General Meeting)를 개최하고 해당 안건을 상정해야 합니다. 보다 자세한 것은 자신의 스트라타 매니저에게 문의하기 바랍니다. 문의 시, 반드시 서면으로 해야 합니다 (편지, 팩스, 이메일). 서면으로 요청되지 않았거나, 스트라타 관리법에 위배되는 안건일 경우에는 안건으로 상정되지 않습니다.
총회공고서 (Notice of Annual General Meeting or Extraordinary General Meeting) 는 보통 총회 개최일 기준 약 2주 전에 발송되므로, 총회 개최예정일보다 최소 5-6주 이전에 안건 상정을 요청하는 것이 좋습니다. Strata Manager 와 Executive Committee 가 이에 대해 논의하고 안건을 준비할 시간을 충분히 주는 것이 좋기 때문입니다.
임시총회 (Extraordinary General Meeting) 는 개최 요청을 접수하는 즉시 별도로 개최일을 정하면 되지만, 연차총회 (Annual General Meeting) 은 개최할 수 있는 기간이 스트라타 관리법에 의해 정해져 있으므로 연차총회 개최일이 언제 예정되어 있는 지 Strata Manager 에게 문의하면 알수 있습니다.
다음 호에 계속하겠습니다.
스트라타 매니저 (Licenced Strata Manager) 로서, Cambridge Management Services (CMS) 에서 NSW Branch Manager 를 지냈으며, 현재BCS Strata Management (BCS) 의 Chatswood 지사에서 근무 중이다. 본 컬럼의 내용은 스타라타법 (Strata Schemes Management Act), 공동체토지법 (Community Land Management Act), 규정 (Regulations) 및 기타 관련법, 그리고 필자 개인의 업무 경험에 토대로 두고 있으며, 개인별 상담이 아닌 보편적 내용을 담고 있으므로 어떤 법적 책임도 지지 않습니다.