지난 호에 이어, 스트라타에서 1년에 한번 반드시 개최되는 연차총회 (Annual General Meeting. AGM) 에 상정되는 일반적인 안건 (Motion) 을 추가로 알아보겠습니다.
Motion. the number of members of the Executive Committee be determined and that the members of the Executive Committee be elected and that the elected executive, elect a Chairman, Secretary and Treasurer : 입주자 대표회의 (Executive Committee) 의 구성원은 매년 한 번씩 AGM 에서 선출합니다. 이 안건은 당 회계년도의 입주자 대표회의의 구성원 숫자를 정하고, 선정된 구성원 중에서 회장, 총무 및 재무를 선정한다는 안건입니다. 유닛 소유주 본인이 스스로를 추천할 수 있으므로, 내가 하고자 할 경우에는 손을 들면 됩니다. 만일 정한 숫자보다 많은 후보자가 나오게 되는 경우에는, 현장에서 투표를 하게 됩니다.
Motion. the managing agents be authorised to engage the services of a debt collection agency to pursue outstanding levies over 120 days old : 채권추심에 대한 의결로서, Lot Owner가 일정기간 이상 스트라타 관리비 (Strata Levy) 를 납부하지 않을 경우, 채권추심회사에 의뢰할 수 있는 권한을 스트라타 매니저에게 위임하는 안건입니다.
Motion. the Owners Corporation resolves to retain a competent person to carry out a work health and safety (“Work Health and Safety Laws”) audit of the common property and prepare a suitable (WHS report) / (Asbestos Report) in order to assist the Owners Corporation comply with its obligations under WHS legislation : 2012년 1월부터 적용되는 보건안전법에 의거, 해당 스트라타 건물의 공용부분 (Common Property) 에 대한 보건안전보고서 및 석면보고서를 준비하도록 한다는 안건입니다. 본 안건은 2012년부터 AGM 안건으로 올라가고 있습니다.
Motion. the managing agent be authorised to arrange for an inspection of the Strata property to determine whether termites are present : 당 회계년도에 흰개미 검사를 진행한다는 안건입니다. 일단 건물에 흰개미가 발견되면 건물의 안전 뿐 아니라 퇴치에도 상당한 시간, 비용 그리고 애로사항이 있습니다.
이상으로 연차총회에 상정되는 일반적인 안건 (Motion) 을 알아보았고, 이제 연차총회에서 결정되는 스트라타 관리비 (Strata Levy) 에 대해 알아보겠습니다.
Strata Levy 는 해당 소유주협의체인 Owners Corporation 에서 사용하는 자금입니다. 한국에 비유하자면, 아파트 관리비에 해당됩니다. 이 업무에 종사하면서 Owner들로부터 Strata Levy 에 대한 질문을 자주 받는 편입니다. 그런데 많은 Owner 들이 스트라타 관리비와 (Strata Levy) 스트라타 관리서비스료를 (Strata Management Fee) 혼돈하는 것을 보게 됩니다.
Strata Levy 는 해당 스트라타의 유지를 위해 사용되는 자금입니다. 한편 Strata Management Fee는 해당 스트라타 관리회사가 관리서비스를 제공하는 대가로 받는 별도의 서비스 제공료입니다.
Strata Levy 는 공용부분에 대한 유지 보수 관리 (Repairs & Maintenance of Common Property) 및 공용부분에 대한 보험, 전기, 수도세 등을 포함합니다. Strata Levy 는 많은 유닛소유주 (Lot Owner) 가 모여 있는 소유주 협의체이기 때문에, 스트라타 관리법에 의거하여 정해진 관리 절차를 거쳐 징수되고 집행됩니다.
Lot Owner 들의 일반적인 오해 중 한가지는, "Strata Levy 가 높은 탓은 스트라타 매니저 때문이다" 입니다. 그러나 Strata Levy 금액의 책정 권한은 스트라타 매니저에게 없습니다. 스트라타 매니저는 여러 제반 사항을 근거로 필요하다고 생각되는 금액을 추천만 하게 되고, 연차총회 (AGM) 에서 Lot Owner 들의 결의 (Resolution) 에 의해서만 결정됩니다.
따라서 Annual General Meeting 에서는 이 금액에 대해 Lot Owner 들과 Strata Manager, Lot Owner 와 Lot Owner 들 간의 논의가 활발한 것이 일반적인 현상입니다. 왜냐하면 이 자리에서의 논의와 결의가 향후 일 년간 내가 분담해야 하는 금액을 결정하는 중요한 자리이기 때문입니다. 그러므로 지난 일 년간 지출된 금액의 질문 응답이 있을 수밖에 없고, 향후 일년간 소요될 자금 내역에 대한 논의가 있을 수 밖에 없습니다.
스트라타 매니저가 책정한 예산은 연차총회일 기준으로 최소 1주일 전에 연차총회 공지 (Notice of Annual General Meeting) 와 더불어 Lot Owner 들에게 전달됩니다. 이는 자신의 생각과 의견을 정리하여 총회에서 의견을 개진할 수 있도록 충분한 시간을 갖도록 함입니다.
Notice of Annual General Meeting 에는 당기년도 세부 예산 내역 뿐만 아니라, 전년도 세입세출 결산서와 (Income and Expenditure Statement), 대차대조표 (Balance Sheet), 그리고 회계감사 보고서가 (Auditor's Report) 포함되어 전달됩니다. 그래서 과거 지출 내역과 미래 지출 예산을 비교하여 판단할 수 있도록 하고, 다만 질문이 있는 경우 가능하면 총회 개최 이전에 매니저에게 연락하여 답변을 들을 수 있도록 하여, 총회에서의 질의 응답 시간을 최대한 단축하고자 합니다. 질문이 있는 경우에는 전화보다는 이메일/팩스/편지가 효과적입니다. 기록에 남도록 질문을 했기 때문에 스트라타 매니저는 대부분 회신을 하게 됩니다.
따라서 여러분이 거주하는 스트라타의 'Strata Levy 가 너무 높다' 라는 생각이 들 때는, 반드시 Annual General Meeting 에 참석해서 자신의 의견 개진과 더불어 한 표를 행사하는 것이 적절하다고 할 수 있습니다.
Strata Levy는 일반관리비 (Administrative Fund) 와 감채기금 (Sinking Fund) 으로 나누어 징수하게 되는데, 일반관리비인 Administrative Fund 는 공용부분에 대한 그때그때의 유지 보수, 보험료, 계속 반복되는 전기 수도세 등 일반적인 지출에 사용됩니다. 보통 청소/정원관리 용역비 관리, 각종 일반 수리비 등이 포함됩니다. 반면, 전체 건물의 페인팅 및 지붕 교체 등 미래의 발생하게 될 자본적 지출을 대비하여 별도의 감채기금 (Sinking Fund) 을 납입 받아 적립합니다. Sinking Fund는 일종의 지불 준비금 같은 성격으로 이해하면 될 것 같습니다
그러나 당초 예산에 잡혀 있지 않던 큰 비용이 지출될 일이 있을 경우에는, 임시총회를 (Extraordinary General Meeting) 개최하여 특별 관리비를 (Special Levy)를 징수하게 됩니다.
스트라타 매니저 (Licenced Strata Manager) 로서, Cambridge Management Services (CMS) 에서 NSW Branch Manager 를 지냈으며, 현재BCS Strata Management (BCS) 의 Chatswood 지사에서 근무 중이다. 본 컬럼의 내용은 스타라타법 (Strata Schemes Management Act), 공동체토지법 (Community Land Management Act), 규정 (Regulations) 및 기타 관련법, 그리고 필자 개인의 업무 경험에 토대로 두고 있으며, 개인별 상담이 아닌 보편적 내용을 담고 있으므로 어떤 법적 책임도 지지 않습니다.